特許発行機関としての運用を開始した最初の年、EPOが一般に公開していた情報は、当時としては伝統的なメディアに限られていた。公開される最初の特許出願データや、Patent Bulletinの創刊号のデータは、磁気テープの形式で印刷会社に納品されていた。当時、公開の手続きは印刷物を介して行われていた。さらに、公開された文献はマイクロフィルムの形式でも提供され、特許出願のファーストページの要旨はパンフレット形式やカードの分類版でも提供されていた。

欧州特許庁は当初から、情報サービスを提供するための機能的なインフラを構築することに集中していた。初期の頃から、各国特許庁とEPOの役割分担は、技術情報については各国特許庁が提供し、欧州特許出願に関する情報のみをEPOが提供するという、ある意味で明確なものだった。EPOが担当する部分では、主な情報源は欧州特許登録簿だった。当初、このシステム（この時点ですでにコンピューターベースのシステムとして導入されていたが、内部利用のために設置された特別な端末を介してのみアクセス可能であった）からの情報は、ミュンヘンやハーグのアクセス可能なスタッフに連絡することで入手でき、1980年には、EPO以外のユーザーのために、直接アクセスできる手段が各国特許庁や一般ユーザーにも提供された。欧州特許庁の外部からデータソースにアクセスする場合は、公衆電話のダイヤル接続やEURONETデータ通信ネットワークを利用して情報を得ることができた。顧客への情報提供のための基本的なサービスオプションは、顧客がミュンヘンやハーグのEPOの情報部門に連絡すると、要求したテーマに関する個別の情報提供をEPOのスタッフから受けるという形で運用されており、欧州特許庁設立の早い段階から機能していた。1981年には、欧州特許庁の情報部門は、月に数百件の個別の要求に対応していたが、欧州特許登録簿に直接アクセスするためのオンラインサービスが本格的に稼働したことで、早くも100人以上の加入者が定期的にオンラインシステムを利用し、各加入者が毎月100回以上登録簿を閲覧した。これにより、登録情報の全体的な利用数は、従来の方法に比べて10倍以上に増加した。

このような検討や開発と並行して、他の分野でも自動化に向けた一歩を踏み出した。1979年にはすでに、欧州特許庁の特許公報の購読を管理するためのコンピュータ化されたシステムが稼動していた。公開件数が増えるにつれ、欧州特許庁の刊行物を管理するための効率的なシステムの準備が急務となっていた。その結果、システムの主な機能は、特許公報の印刷を委託している業者に配布先リストを作成し、さらに購読者のデータを管理することだった。

欧州特許庁の設立当初は、特許出願書類、公報、要約書の印刷と配布、マイクロフィルムカードの製造をドイツ、スウェーデン、スイス、イギリスの印刷会社に委託していた。

運用開始の2年間は、欧州特許庁は出願書類と登録特許明細書を隔週で公開することにしていた。公開する欧州特許出願や特許明細書の数が増え、必然的に印刷することになったため、欧州特許庁は1980年、翌年以降は公表スケジュールを隔週から週1回に変更することを決定した。

1981年、欧州特許庁は2万件以上の特許出願と3,350件の特許明細書を発行した。この時点ですでに想定を上回る数字であった。特許出願書類は写真オフセット印刷で発行され、特許明細書は手作業で作成されていたため、公開プロセスには多大な労力が必要だった。出版および印刷のプロセスはかなり複雑な作業であり、文書を入力する複数のセクションと、さらに様々な印刷ルートに依存していた。文書の印刷と再印刷労力の増加を避けることを目的に、1981年以降は、印刷開始後でも、サーチレポートを印刷された出願書類に含めるように手配された。さらに、不必要な追加印刷を避けるために、例えば、印刷手続きがすでに開始された後に出願が取り下げられた場合などには、さらなる措置が取られた。このような取り組みが必要になったのは、1981年に先行技術調査待ちの出願が多かったため、サーチレポートの約25％が出願公開後に（最初に公開された特許出願に直接ではなく）別個に公開されたのに対し、1980年にはこの割合はわずか11％であったからである。また、出願が取り下げられたために、不必要な文献が公開されるケースも増えていた。これは、システムが受け入れられたという点では注目すべきことだったが、1年という非常に短い期間での公開プロセスという点では望ましくない展開だった。

運用1年目にして欧州特許庁は、一連の独立したと思われる開発により、可能な限りすべての分野で自動化ツールの使用率を高めることを検討しなければならないというプレッシャーを感じる状況になっていた。また、新しい欧州特許制度をユーザーに知ってもらうための庁内の努力が成功したことで、効率化に対する緊急の必要性がさらに高まった。

1981年には、先行技術調査を行うために必要な文献コレクションは、1650万件の特許および非特許文献で構成され、そのすべてが、ECLAとして知られるようになった欧州特許庁の分類システムに従って分類された。そして、この情報への効率的なアクセスは、効率的な先行技術調査とその未処理分をできるだけ小さくするための重要な要素だった。

最後に、これらすべての要因の相互作用、すなわち、急速に増加する特許出願数、先行技術調査書類に含まれる文書数の増加、先行技術調査プロセスにおける未処理分の増加とある程度複雑な公開プロセスのこれらが一体となって、効率性の向上が急務であることを痛感させられた。そして、これを管理するための最も明白な取り組みは、出願プロセス、先行技術調査作業、そして最終的には公開プロセスにおける自動化の利用だった。

目次

前章　45章：1980年代 – EPOにおける初期の自動化の取り組み

次章　47章：1980年代のEPOデータベースの一般公開に関する考察