45章: 1980年代 – EPOにおける初期の自動化の取り組み

1982年には、外部および内部のオンラインコンピューターシステムや検索ツールを幅広く利用できたため、サーチ審査官の仕事に利用されていた。 外部データベースの利用は、1981年と比較して40％以上増加していた。内部では、サーチ審査官が内部のコンピューターシステムに約54万件のオンラインリクエストを行い、それらは主にパテントファミリーデータベースや分類システムに向けられたものであった。以前はほとんどが機械的に運用されていた前述の2つのデータベース以外の検索システムも、この年にオンラインのインタラクティブな検索ツールに変更され、オンラインツールの利用が以前に比べて7倍以上に増加した。 その結果、使用効率や生産性が大幅に向上した。

さらに1981年にEPOでは、電子データ処理によって効率が向上する業務を見出すことを目的とした研究が行われた。最初の計画では、特許出願のための完全なオンライン管理システムを構築するために、データベース管理システムのセットアップが行われた。また、テキスト処理システムの利用拡大の好機についても分析を行った。

また、自動化ツールを活用した業務効率化の観点から、データキャリアまたは直接データリンクによる、デジタル形式での欧州特許出願の可能性を検討するための共同作業部会を設置することで、このテーマをさらに促進することが決定された。この作業部会には、欧州特許庁のメンバーのほか、欧州特許制度に最も定期的に接するユーザーを代表する欧州特許協会（EPI）のメンバーも参加した。 この研究の結果に対する主な期待は、特許出願や付与特許の明細書の印刷など、欧州特許庁の手続きに多大な影響を与えるだろうということと、長期的な視点では、欧州特許庁だけでなく出願人にとっても費用の節約になるだろうということだった。

欧州特許制度の成功とそれに伴う特許出願数の着実な増加に伴い、特に、時間制限を満たし、すべての公開情報源を継続的かつ途切れることなく最新の状態に維持するためには、管理と自動化に関する取り組みを強化することが緊急の課題となっていた。一般的な出版活動の増加に伴い、欧州特許庁の出版費用（印刷と配信）が不均衡に増加したため、欧州特許庁はこれらの費用を削減する方法を真剣に検討した。 また、特許付与手続きの初期段階で、出願データや付与特許データをデジタル化する動きも、コスト削減の一つの方法と見なされていた。その結果として、1982年にはEPIと協力して、オンラインまたはデジタルキャリアを用いたデジタル形式での欧州特許出願の実現可能性や、従来の紙形式で提出された出願のテキストをデジタル形式に変換することについての予備的な研究が行われた。

1983年には、1981年に設立された共同作業部会（当時はDATIMTEX作業部会と呼ばれた）が、機械可読形式またはデジタル形式での欧州特許出願の可能性と、それに続くデジタル記録からの印刷についての研究を深めた。双方の研究の最初の結果が、このアプローチに関して有望な展望を示していたため、1983年には、特許出願の付与プロセスに関わるすべての可能な当事者の意見を集め、より広い枠でまとめることを目的として作業部会が拡大された。このアプローチに沿って、EPOとEPIの代表者に加えて、締約国の各国特許庁の専門家もDATIMTEX作業部会に定期的に参加し、締約国の各国特許庁での経験と一般的な状況を考慮して、可能性のあるシナリオの全体像を構築することに貢献した。

1984年と1985年には、作業部会がデジタル化のアプローチについてより具体的で詳細なシナリオを作成した後、DATIMTEXプロジェクトの作業は次の段階に入った。 この数年間は、特許出願人も段階的に参加して、出願プロセスの修正案に貢献した。プロジェクト研究の結果として作成されたシナリオを実行することで、受理部門の作業量を大幅に削減することができた。そのきっかけとなったのは、このプロジェクトで描かれたプロセス内の特許出願書類が、従来の、広範囲でエラーを起こしやすいオフセットプロセスでは印刷されなくなったことだった。これにより、異議申し立ての数が大幅に減少し、主に関与している欧州特許庁と特許出願人の双方の利益に沿ったプロセス全体の効率化につながった。

DATIMTEXシステムは、1985年7月1日から正式に運用が開始された。これにより、1985年後半には、機械可読形式の最初の出願が欧州特許庁で行われ、1986年1月末までに、最初の12件の出願が公開された。そして、1986年末までにEPOのすべての新規出願を受理時にデジタル形式に変換するという目標が設定された。実際、1986年末までに、新規出願の約70％が受理時に直接デジタル形式に変換されていた。

また、内部プロセスやシステムの自動化により、1983年には効率化に向けて重要な一歩を踏み出した。審査官がコンピュータ化された文書システムにオンラインでアクセスできるようにするため、年末までに83台のビデオ端末が設置され、平均6人の審査官に1台の端末が利用できるようになった。また、1983年には新しいオンラインサービスが次々と登場し、データへのアクセスを容易にし、審査官の検索作業に貢献した。例えば、ECLAシステムは、導入当時としては非常に進歩的で、欧州特許分類（ECLAと略される）のテキストを画面上で閲覧することができた。さらに、導入されたINVEシステムにより、審査官は体系的な検索ファイルのコンピュータ化された目録を効率的に利用することができた。

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